Adjointe à la direction

No de référence:
DMJL270717
Lieu de travail:
Vieux-Montréal
Statut:
Contrat de 2 mois (remplacement maladie)
Salaire:
25$ l'heure
Horaire:
Jour (35 heures/semaine)
Domaine d'activité:
Organisme à but non lucratif
Scolarité requise:
Collégial
Langues:
Bilingue (oral et écrit)
Exigences de l'emploi:
Exigences et expérience • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Power Point • Bonne connaissance d’internet et de la gestion de sites web • Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) • Huit (8) ans d’expérience, dont cinq (5) ans à titre d’adjoint(e) de direction • Expérience dans le domaine des organismes à but non lucratif (un atout) Compétences requises ? Autonomie et souci du travail bien fait ? Sens de l'organisation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois ? Gestion des priorités ? Capacité d'adaptation ? Discrétion et esprit de synthèse ? Bon jugement ? Capacité à analyser et rédiger des textes complexes ? Solides habiletés en relations publiques et interpersonnelles. (REMPLACEMENT 2 MOIS À COMPTER DU 21 AOÛT 2017)
Description détaillée:
Sommaire des responsabilités:

? Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches et collectes de données
? Assister aux réunions Employés-Direction et prendre des notes
? Rédiger et soumettre pour approbation les procès-verbaux des réunions Employés-Direction
? S’assurer de la circulation de l’information auprès des personnes concernées
? Voir à la planification et l’organisation des réunions en convoquant les participants, confirmant les présences, en rédigeant l’ordre du jour et en préparant la documentation nécessaire
? Assurer la logistique des réunions (réservation et aménagement de la salle, commande du menu, remise de documentation)
? Planifier l’agenda selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités
? Gérer le courrier électronique et la correspondance
? Recevoir, acheminer et/ou filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la boîte vocale
? Organiser et suivre les déplacements lors des voyages (réservation, planification de l’itinéraire, hébergement, etc.)
? Rédiger, corriger, mettre en page, traduire des lettres, des notes de service, des documents, des procès-verbaux
? Compiler des données, mettre en page des graphiques et des tableaux
? Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
? Préparer les comptes de dépenses et les transmettre à la comptabilité
? Identifier et transmettre divers documents susceptibles d’intéresser la direction
? Gérer la banque de données des contacts de la haute direction
? Établir des procédures administratives et des méthodes de travail
? Participer à des projets spéciaux et supporter le directeur général dans les projets et les événements qui relèvent de sa fonction
? Toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat

(REMPLACEMENT 2 MOIS À COMPTER DU 21 AOÛT 2017)
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Denise Martel