Assistante administrative / Réceptionniste

No de référence:
NBPL091117
Lieu de travail:
Montréal (centre ville)
Statut:
Permanent
Salaire:
NBPL091117
Horaire:
37.5 heures par semaine
Domaine d'activité:
Immobilier
Scolarité requise:
DEP
Langues:
Bilingue(français et anglais)
Exigences de l'emploi:
Excellent français parlé et écrit
Description détaillée:
Sous la direction de la technicienne administrative, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes :

Accueille les différents visiteurs et les dirige en fonction de la raison de leur visite.
Répond aux appels et courriels des clients.
Assure la liaison entre d’une part, les acheteurs, et d’autre part, les notaires, les vendeurs, les responsables de chantier, les différents programmes de garantie (Garantie Habitation des Maîtres Bâtisseurs, ACQ,…)… afin de s’assurer du bon traitement des demandes des clients.
Crée les dossiers clients, fait le suivi des modifications et met en application le programme de référencement.
Organise et tient à jour le système de classement et de conservation des données, de documentation, de rapports, etc. se rapportant aux acheteurs et vendeurs et y apporte les modifications nécessaires.
Le classement relié aux ventes comprend, entre autres, le contrat notarié, les confirmations d’enregistrement, l’attestation d’acompte, les formulaires de parachèvement, les contrats, les feuilles de compteurs d’Hydro-Québec, les approbations hypothécaires,…
Tient à jour les rapports d’achalandage des différents bureaux de vente.
Supporte les différents gestionnaires dans leurs besoins de formation en trouvant différentes options répondant à leurs besoins, en faisant les inscriptions des employés concernés et en faisant le suivi après la formation.
Effectue différentes tâches afin d’assurer une bonne intégration des nouveaux employés, tel que documents d’accueil (organigramme, répertoire téléphonique, liste des principaux contacts, description des projets en cours, explication des arborescences,…), préparation du bureau, demande de clé, puce électronique, garage (le cas échéant), code de système d’alarme,…
Voit à la préparation adéquate de la salle de réunion (incluant le matériel audio-visuel et ce autant avant qu’après la réunion) et accueille les participants.
Assure l’approvisionnement du bureau, incluant les commandes de papeterie, eau, fourniture de cuisine et salles de bain,… et tient à jour une liste des articles fréquemment commandés en papeterie.
Gère le contrat du système d’alarme et de la timbreuse et obtient, au besoin, des soumissions Bâtit, au besoin, des présentations visuelles et tient à jour le guide de référence.
Est responsable des envois par services de messagerie et services de courrier.
Effectue des tâches administratives, y compris la photocopie, la numérisation, le traitement du courrier, le classement/archivage et la télécopie et toutes autres tâches assignées.
Coordonne les arrangements de voyage d'affaires, déplacements, réservations et suivis auprès de l'agence et au besoin, complète les comptes de dépenses des cadres du service.
Effectue, au besoin, la traduction de divers documents ainsi que la révision de textes.
Effectue, au besoin, toutes les tâches connexes à son poste afin d’assurer la continuité du service.
Participe au processus de mise en place d’une structure de classement et d’archivage et de planification du déménagement prévu pour l’été 2018.
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Nadia Bakoye