SECRÉTAIRE INTERMÉDIAIRE

No de référence:
DMOH071019
Lieu de travail:
Montréal
Statut:
PERMANENT
Salaire:
36500$ PAR ANNÉE
Horaire:
8H30 À 16H30
Domaine d'activité:
BUREAUTIQUE
Scolarité requise:
DEP EN BUREAUTIQUE
Langues:
FRANÇAIS
Exigences de l'emploi:
connaissances générales minimum requises: Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais, aptitude à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification. Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques. Formation académique minimum requise: Secondaire V professionnel (DEP) en secrétariat. Expérience minimum requise: Trois (3) années d'expérience à un poste comparable.
Description détaillée:
Sous la supervision du directeur de l'unité administrative, le rôle principal du titulaire consiste à effectuer une variété de travaux administratifs, selon des méthodes et procédures établies et de nature ou complexité variable, caractérisés par la recherche, la cueillette, la vérification, la préparation, l'agencement et la transmission de données. Le titulaire assure également le support administratif et clérical de l'unité administrative.

Exemples de tâches:
?Procède au traitement de la correspondance et du courrier en disposant des questions mineures ou routinières à l'aide de lettres types.
?Complète, maintient à jour et compile des questionnaires, tableaux, chiffriers électroniques, graphiques, registres ou autres documents administratifs requis pour la prise de décisions relatives à l'organisation.
?Voit à la reproduction de documents de toute sorte ainsi qu’à sa diffusion aux différentes clientèles; participe à l’élaboration et tient à jour le système de classement des documents ou dossiers.
?Voit à la préparation et au suivi manuel et/ou informatique des bons de commande, réquisitions, budgets, comptes de dépenses, feuilles de temps, vacances et autres documents du genre.
?Transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, règlements, normes et procédures en vigueur dans son unité administrative.
?Voit à appliquer avec discernement les règles, normes et procédures de l'Office et veille au suivi des échéanciers.
?Exécute des travaux d'écriture reliés à la comptabilité, aux statistiques, au budget, à l'approvisionnement, etc.
?Fournit des renseignements d'ordre général au téléphone ou au comptoir afin d'orienter ou d'informer les clientèles internes et externes.
?Participe à la réalisation de projets, recherches, dossiers ou analyses relatifs à l'administration de l'unité administrative.
?Assure la préparation matérielle des réunions, conférences ou séances d'information, procède à la convocation des participants, voit à la préparation de l'ordre du jour et à la fourniture de la documentation pertinente.
?Fait fonctionner, selon les besoins, les machines de bureau d'usage courant.
?S’assure que l’unité administrative dispose de stocks suffisants en fourniture et équipement de bureau et voit à son renouvellement.
?Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de son unité administrative afin de s'assurer qu'ils sont exempts d'erreur grammaticale, d'orthographe et autres.
?Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe, qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Tâches spécifiques aux Service de la sécurité :
?Préparation et mise à jour de chiffriers ou tableaux statistiques.
?Préparation des documents relatifs au paiement des fournisseurs.
?Relance des fournisseurs concernant la facturation à ajuster.
?Réception des demandes de carte d’accès électroniques des employés et procède à leur activation.
?Participation à la fermeture des bons de travail de l’équipe et des fournisseurs.
?Participation à des réunions et production du procès-verbal.
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Denise Martel