Secrétaire administratif(ve)

No de référence:
NJOM090921
Lieu de travail:
Mtl-Métro Square-Victoria
Statut:
Temps partiel-contrat
Salaire:
25,17$/heure
Horaire:
35 heures/semaine (jour)
Domaine d'activité:
Soutien administratif
Scolarité requise:
DEC complété
Langues:
Français & Anglais
Exigences de l'emploi:
-Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau -Trois (3) années d'expérience pertinentes à un poste de secrétariat -Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit -Anglais intermédiaire -Maîtrise de la Suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies -Confidentialité -Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles -Analyse et synthèse -Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément -Expérience en facturation -Autonomie et débrouillardise -Équivalences reconnues : DES et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d'expérience à un poste comparable OU DEP en techniques de secrétariat et six (6) années d'expérience pertinentes
Description détaillée:
Un de nos clients, une importante organisation municipale, est à la recherche d'un(e) Secrétaire administratif(ve) pour un mandat temporaire d'environ 6 mois.

Vos tâches seront les suivantes :
-Rédige et soutient directement le personnel dans la rédaction et la préparation de leurs recommandations au Conseil d’administration.
-Prépare et coordonne la documentation et l’aspect matériel des travaux du Conseil d'administration; en rédige les avis de convocation et les procès-verbaux.
-Agit comme intervenant de première ligne pour les demandes d’accès à l’information; reçoit et analyse les demandes et tient à jour le Registre des demandes d’accès requis par la Commission d’accès à l’information.
-Effectue des recherches et analyse des documents en matière d’actes de propriété, de servitudes et des documents relatifs aux immeubles.
-Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
-Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
-Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
-Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
-Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
-Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.
-Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
-Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

-Mandat temporaire d'environ 6 mois
-Horaire de jour du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
-Lieu de travail à proximité du Métro Square-Victoria
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Nathalie Jetté