Secrétaire de direction /RH

No de référence:
DMST160921
Lieu de travail:
Montréal
Statut:
Contrat jusqu'à fin décembre pouvant se prolonger
Salaire:
entre 31,42$ à 39,27$ l'heure
Horaire:
Jour
Domaine d'activité:
Bureautique/Ressources Humaines
Scolarité requise:
DEP bureautique
Langues:
Français
Exigences de l'emploi:
Vous détenez un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat. Vous possédez un minimum de 5 années d’expérience pertinente. Travail de 3 jours semaine et plus si nécessaire. Mandats et environnement de travail Supporter les efforts des deux directions dans la réalisation de leurs différentes activités. Travailler en collaboration avec l’ensemble des parties prenantes et faire les suivis requis afin de faire avancer les différents dossiers sous sa responsabilité. Réaliser des présentations Powerpoint et documents Excel. Connaissances et formations d’appoint Excellente connaissance du français écrit. Maîtrise des logiciels de base de la suite Ms-Office: Word (avancé), Powerpoint (avancé) et Excel (intermédiaire). Rigueur et souci du détail, orientation client/partenaire, qualité de jugement, savoir organiser et faire des suivis, gestion des priorités et sens de l’urgence, capacité d’adaptation, gestion du stress, autonomie et discrétion. Lieu de travail : Télétravail
Description détaillée:
Notre client, une importante entreprise dans le domaine du transport, est à la recherche d'un(e) Secrétaire de Direction au département des Ressources Humaines. Vos principales fonctions seront:
PRINCIPALES FONCTIONS :

Le titulaire du poste assiste ses supérieurs dans l’exécution de leurs fonctions en les dégageant des tâches administratives et en assurant un lien avec les différents intervenants tels que syndicats, consultants, partenaires internes, intervenants externes, etc. Plus particulièrement, il :

Recueille pour son supérieur tous les renseignements et les documents nécessaires à l’exécution de ses fonctions;
fournit un support administratif en effectuant des travaux de rédactions, de transcription ou de saisie (mémos, textes, lettres types, courriels, documents, rapports, présentations, saisie de temps, traitement de données, compilation statistique, etc.);
gère l’agenda de son supérieur, fixe ses rendez-vous, effectue ses appels téléphoniques au besoin et organise ses déplacements;
procède à la réception et au traitement des appels et du courrier adressé à son supérieur. Reçoit les visiteurs, lorsque requis;
signe ou contresigne, dans la limite de sa compétence, les documents officiels pour son supérieur;
convoque des réunions, s’assure de la logistique de celle-ci (documentation, réservation de salle et matériel, suivi, etc.), y assiste, prend des notes au besoin et produit les comptes-rendus s’il y a lieu;
traite les dossiers administratifs de l’unité concernée et est responsable de l’élaboration, du suivi et de la mise à jour des systèmes de classement (physiques ou électroniques) et instruments de repérage (index, registre, fichier, etc.);
effectue différents relevés, suivis et contrôles pour des fins de procédés administratifs en vigueur;
transmet aux intervenants concernés les directives émanant de son supérieur et répond selon ses attributions aux questions qui en découlent;
coordonne les dossiers administratifs qui lui sont confiés;
assume toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à sa fonction ou qui peuvent lui être confiées.
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Denise Martel