SECRÉTAIRE DE DIRECTION

No de référence:
DMSH210722
Lieu de travail:
Montréal
Statut:
Contrat (période indéterminée)
Salaire:
entre 27$ et 30$ l'heure
Horaire:
JOUR
Domaine d'activité:
Bureautique
Scolarité requise:
DEP
Langues:
BILINGUE
Exigences de l'emploi:
Détient un diplôme d’études professionnelles en bureautique ou domaine connexe ; Possède un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, notamment en secrétariat Maîtrise l’utilisation des outils de la suite MS Office, notamment pour les logiciels Word, Excel et PowerPoint; Maîtrise la langue française et anglaise dans l’expression orale et écrite; Fait preuve de jugement dans la résolution de problèmes; Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et de la collaboration et aisance à travailler en équipe caractérisent le candidat recherché.
Description détaillée:
Notre client, une importante société paramunicipale en gestion immobilière, est à la recherche d'une secrétaire de direction pour une période indéterminée. Vos principales fonctions seront:

Reçoit, prend connaissance et dirige le courrier; répond et donne suite à la correspondance courante, à des demandes d’information, confirmation de décisions administratives, renseignement sur les dossiers en cours;
Assure, à l’aide de l’équipement de bureautique mis à sa disposition, la transcription et la mise en page de divers documents tels que les lettres, notes de service, rapports, procès-verbaux, formulaires, tableaux ou autres documents;
Assure la qualité relativement aux erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe, d’orthographe des textes produits par les membres de l’équipe et vérifie la conformité et le contenu selon les pratiques et procédures établies;
Analyse les dossiers et les documents en fonction des urgences; en fait la distribution au besoin et exerce un suivi sur le cheminement et les échéances;
Assure la préparation matérielle des réunions, conférences et autres activités du genre, s’enquiert des sujets à mettre dans l’ordre du jour, le rédige, prépare et/ou obtient la documentation pertinente et procède aux convocations; assiste aux réunions, en rédige les procès-verbaux et assure les suivis selon les procédures établies;
Agit à titre d’aide-conseil en ce qui concerne les tâches de secrétariat d’un service;
Dresse et tient à jour diverses listes d’envoi;
Recueille, collige, vérifie et analyse des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger ou compléter des rapports, articles, lettres et documents divers ou fournit des informations;
Reçoit, filtre et dirige les appels téléphoniques et reçoit les visiteurs;
Effectue divers travaux administratifs tels que recherche, compilation et analyse de données, coordination des rapports d’activité;
En l’absence d’un membre de direction, s’assure que les demandes d’intervention ou d’information soient acheminées vers les personnes compétentes.
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Denise Martel