Secrétaire administrative mandat de 5 mois

No de référence:
MPOM20240502
Lieu de travail:
Montréal
Statut:
temporaire
Salaire:
26.18
Horaire:
du lundi au vendredi de 8h30 au 16h30 1 journée en télétravail et 4 jours au bureau
Domaine d'activité:
support administratif
Scolarité requise:
DEC
Langues:
Français
Exigences de l'emploi:
Admissibilité ? Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau. ? Trois (3) années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat. ? Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience à un poste comparable. OU Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d'expérience pertinente. Exigences - Excellente connaissance du français parlé et écrit - Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles - Sens de l'organisation et de la planification - Gestion des priorités - Habilité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément - Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.
Description détaillée:
Notre client, un organisme du secteur municipal est à la recherche d’un(e) secrétaire administrative pour un mandat de 5 mois pour le service de location

Horaire du lundi au vendredi de 8h30 au 16h30 1 journée en télétravail et 4 jours au bureau

Lieu de travail Montréal

Salaire 26.18$

Tâches et responsabilités :

• Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
• Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
• Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
• Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
• Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
• Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
• Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
• Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
• Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
• Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
• Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
• Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
• Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.
• Prépare et coordonne la documentation et l’aspect matériel des travaux du comité de sélection mensuel.
• Répond aux demandes d’information des représentants des élus.
• Tient à jour le registre de suivi des communications des demandeurs.
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Mihaela Mathe