SECRÉTAIRE INTERMÉDIAIRE

No de référence:
DMOH071220
Lieu de travail:
MONTRÉAL (SUD-OUEST)
Statut:
CONTRAT PEUT DEVENIR PERMANENT
Salaire:
20,30$ L'HEURE
Horaire:
JOUR
Domaine d'activité:
BUREAUTIQUE
Scolarité requise:
DEP (BUREAUTIQUE)
Langues:
FRANÇAIS
Exigences de l'emploi:
Compétences recherchées Profil recherché: - Excellent service à la clientèle - Bonne connaissance bureautique et capable de converser en français et en anglais. - Très bonne rédaction en français - Expérience en facturation souhaitée - Autonomie et débrouillardise - Personne chaleureuse, agréable, calme, intègre et discrète, capable d’empathie, patiente, qui établit de bons contacts. Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et trois (3) années d'expérience à un poste en secrétariat. DEC en techniques de gestion de bureau et une (1) année d'expérience à un poste en secrétariat.
Description détaillée:
Notre client, une importante organisation montréalaise, est à la recherche d'une secrétaire intermédiaire, vos principales tâches seront:

Sous la supervision du directeur de l'unité administrative, le rôle principal du titulaire consiste à effectuer une variété de travaux administratifs, selon des méthodes et procédures établies et de nature ou complexité variable, caractérisés par la recherche, la cueillette, la vérification, la préparation, l'agencement et la transmission de données. Le titulaire assure également le support administratif et clérical de l'unité administrative.

Exemples de tâches:

Assure l’accueil de la clientèle interne et externe

Procède au traitement de la correspondance et du courrier en disposant des questions mineures ou routinières à l'aide de lettres types.

Complète, maintient à jour et compile des questionnaires, tableaux, chiffriers électroniques, graphiques, registres ou autres documents administratifs requis pour la prise de décisions relatives à l'organisation.

Est responsable de la facturation du Service.

Voit à la reproduction de documents de toute sorte ainsi qu’à sa diffusion aux différentes clientèles; participe à l’élaboration et tient à jour le système de classement des documents ou dossiers.

Voit à la préparation et au suivi manuel et/ou informatique des bons de commande, réquisitions, budgets, comptes de dépenses, feuilles de temps, vacances et autres documents du genre.

Transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, règlements, normes et procédures en vigueur dans son unité administrative.

Voit à appliquer avec discernement les règles, normes et procédures de l'Office et veille au suivi des échéanciers.

Exécute des travaux d'écriture reliés à la comptabilité, aux statistiques, au budget, à l'approvisionnement, etc.

Fournit des renseignements d'ordre général au téléphone ou au comptoir afin d'orienter ou d'informer les clientèles internes et externes.

Participe à la réalisation de projets, recherches, dossiers ou analyses relatifs à l'administration de l'unité administrative.

Assure la préparation matérielle des réunions, conférences ou séances d'information, procède à la convocation des participants, voit à la préparation de l'ordre du jour et à la fourniture de la documentation pertinente.

Fait fonctionner, selon les besoins, les machines de bureau d'usage courant.

S’assure que l’unité administrative dispose de stocks suffisants en fourniture et équipement de bureau et voit à son renouvellement.

Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de son unité administrative afin de s'assurer qu'ils sont exempts d'erreur grammaticale, d'orthographe et autres.

Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe, qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Denise Martel