Préposé administration

No de référence:
NJOM231122
Lieu de travail:
Mtl (Métro L'Assomption)
Statut:
Contractuel
Salaire:
23,28$/heure
Horaire:
35 heures/sem. (jour)
Domaine d'activité:
Soutien administratif
Scolarité requise:
DES ou DEP terminé
Langues:
Français et anglais
Exigences de l'emploi:
-DES ou DEP dans une discipline orientée vers le travail de bureau -3 années d’expérience pertinente -Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé -Bonne connaisance des mathématiques et des règles comptables -Bonne connaissance du fonctionnement des outils bureautiques -Bonne connaissance de la problématique de l’entretien d’un immeuble résidentiel -Équivalence généralement reconnue : DEC en techniques administratives et 1 année d’expérience pertinente
Description détaillée:
Un de nos clients, une importante organisation municipale, est à la recherche d'un(e) Préposé(e) à l'administration. Sous la supervision générale du directeur de l’unité administrative, le titulaire est responsable d’assurer le soutien administratif nécessaire à la planification, au suivi, au contrôle et à la répartition de tout travail relatif aux activités de l’unité administrative.

Vos tâches seront les suivantes:

-Agit en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l’unité administrative.

-Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.

-Effectue la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux.

-Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.

-Prépare et effectue les réquisitions.

-Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien.

-Complète, prépare et assure le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.

-Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative.

-Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs.

-Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.

-Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande.

Assure au besoin la répartition des travaux d’entretien.

-Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis.

-Effectue l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.

-Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.

-Procède au traitement des factures dans le système financier.

-Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Mandat temporaire à durée indéterminée
Horaire de jour, du lundi au vendredi (35 heures/semaine)
Lieu de travail à proximité du Métro L'Assomption
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Nathalie Jetté