Secrétaire juridique

No de référence:
NJOM120121
Lieu de travail:
Métro Square-Victoria
Statut:
Temporaire indéterminé
Salaire:
24,67$/heure
Horaire:
35 heures/semaine (jour)
Domaine d'activité:
Juridique
Scolarité requise:
DEP secrétariat juridique
Langues:
Français & Anglais
Exigences de l'emploi:
-DEP en secrétariat juridique -Trois (3) années d'expérience à un poste de secrétaire juridique -Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit -Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification -Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques (notamment la suite MS Office Pro) -Excellentes connaissances des outils et actes juridiques -Excellent service à la clientèle -Très bonne rédaction en français -Autonomie et débrouillardise -Personne chaleureuse, agréable, calme, intègre et discrète, capable d’empathie, patiente, qui établit de bons contacts -Exemples d'équivalences généralement reconnues: Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique et deux (2) années d’expérience à un poste de secrétaire juridique ou technicien juridique ou Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau, option secrétariat juridique et une (1) année d’expérience à un poste de secrétaire juridique ou technicien juridique
Description détaillée:
Une importante organisation municipale est à la recherche d'un(e) Secrétaire juridique pour le département du secrétariat général. Le rôle principal du titulaire consiste à assister les professionnels desservis (avocats) dans la gestion de leurs dossiers et de leur temps. Il participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité administrative et suggère des méthodes de fonctionnement, effectue les travaux de secrétariat général et plus particulièrement, de nature juridique. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique de l’unité administrative.

Vos tâches détaillées seront les suivantes :
-Assiste son supérieur immédiat dans l’ensemble de ses fonctions.
-Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers légaux selon les normes et exigences légales en sus des aspects administratifs des dossiers.
-Prépare, dactylographie, met en forme, rédige et produit la correspondance ainsi que les documents de nature juridique à partir de textes manuscrits, sténographiés ou enregistrés au dictaphone tels que des actes de procédure civile ainsi que divers documents pour les tribunaux de droit commun et les tribunaux administratifs.
-Assure le suivi des dossiers par le biais de plumitifs et auprès des maîtres des rôles des différentes instances judiciaires.
-Effectue la révision finale des documents et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de la conformité aux procédures juridiques, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
-Gère au quotidien et respecte rigoureusement le calendrier des délais prévus au Code de procédure civile et en assure le suivi selon les règles applicables aux procédures juridiques des différents tribunaux.
-Tient à jour divers rapports, listes, registres, rôles d’audition et manuels de droit.
-Tient à jour l’agenda des professionnels desservis, fixe, déplace, confirme des rendez-vous, réunions, auditions ou autres et informe ou convoque les personnes concernées.
-Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
-Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
-Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
- Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
-Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
-Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
-Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

-Horaire de jour du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30;
-Possibilité de faire du télétravail;
-Mandat contractuel à durée indéterminée.
Nbre de postes:
1
Responsable Excel:
Nathalie Jetté